Ursa Major Awards - progress report, 23 November

Dear Chakat & others;

[1]  The suggestion was earlier proposed that Awards nominations could be
ceremonially opened at Further Confusion as a show of FC's participation in
the Awards, since FC is so early in the year that the Awards will never be
able to be presented there.  A second reason for the delay was that it will
give fans three weeks to read or see any new titles in the final update to
the Recommended List which should be posted around 1 January.  Nobody said
anything against the idea, so I have already told the FC Committee that the
nominations will formally begin there.  I do not know whether this is
important enough that it would be considered reneging on a promise if we
change our minds and open nominations on 1 January instead, but I think we
at least owe it to the FC Committee to ask how they feel about this.

Actually, I still think that opening the nominations ceremonially at FC is
a better public relations move than just opening them the first day after
eligibility closes at the end of December 2003.  We can send out publicity
during the last half of December saying "This is your last chance to make
recommendations for the 2003 List.  And don't forget that nominations for
the 2004 Awards for the Best of 2003 will open on 22 January at Further
Confusion."

What is the general consensus?  1 January or 22 January at FC?

 [2]  I guess we have still not decided what the formal phrasing for the
Awards' description should be.  Is it the 2001 Awards (presented in 2002),
the 2002 Awards (presented in 2003), and so forth; or the 2002 Awards for
the Best of 2001, the 2003 Awards for the Best of 2002, etc.?  Calling them
the 1st annual Awards, the 2nd annual Awards, etc., probably will not work
because the public is almost certain to refer to them by year.  So we should
figure out which will cause the least confusion:  referring to them by the
year in which the Awards are presented, or by the year that is being voted
on.  "The 2004 Awards for the Best Anthropomorphic Literature & Art of 2003"
is a bit wordy, but it states it clearly enough to avoid any confusion.

 [3]  A good point.  This can be modified to "Anyone may send in from one to
five nominations in each of the ten categories.  It is not required that
nominations have to be submitted in all categories", or something similar.

 [4]  Thanks!  Unless somebody else wants the job, I think we should accept
your offer to design the page, and using either Roz's or Roy's art is a good
idea.

  [5]  I like the idea of offering some sort of reward in addition to the
"honor" of designer of the Award trophy.  Any suggestions?  Right now we
have about $600 in pledges and about $800 in expected expenses, estimating
about $500 for trophies at $50 each for ten trophies, and $300 to print and
mail out 300 or 400 final ballots (196 requestors from Conifur Northwest and
we do not know how many FC and C-ACE members will request ballots).  We can
probably do some fund-raising at FC.  However, is there time to hold a
contest including selecting a winner and getting finished art in time to add
it to the trophies which must be manufactured in May?  There probably is,
theoretically, if we start right away; but, again, I do not have the time to
organize and publicize such a contest right now.  Are there any volunteers?
Or will it be safer to invite some individual artist to do it for this year
(probably starting with Heather Bruton to continue the tradition of asking
the Artist Guest of Honor of the convention at which the Awards will be
presented), and defer the contest for a permanent design until next year?

Best wishes;

Fred

From: Chakat Goldfur <goldfur@chakatsden.com>
Organization: The Chakat's Den
Date: Mon, 24 Nov 2003 18:42:58 +1100
To: discussion@ursamajorawards.org
Subject: [discussion] Re: Ursa Major Awards - progress report, 23 November

Fred, I have moved this email to the appropriate UMA email discussion list.
Everyone else, please send email to discussion@ursamajorawards.org for all
items intended for the discussion group members.

I have a few of points to raise...

[1] I see no point in waiting until the beginning of FC to open nominations
officially. I would open them from January 1st. Don't let opportunity slip
by while things are fresh in people's minds. I'm fine with the other dates.
On a related note, the online nomination form on the UMA website that
Ch'marr should have in place by the beginning of the year, will also give a
secure database for people who wish to vote. No need to rely on just the
mail-out forms.

[2] ** Quote: "For examples, see the 2003 Recommended Anthropomorphic List
and the 2002 and 2003 Awards lists at https://ursamajorawards.org/" **
Shouldn't that be 2002 and 2001 Awards lists?

[3] I have mentioned this before, but it seems to have been forgotten - some
people seem to think that they must nominate for all categories, many of
which thay have no interest in, so they don't bother at all. I would
emphasise that people need only nominate for the categories they wish to.

[4] There is insufficient time to put a new design into the FC book, but I
would recommend using either Roz or Roy's art to add visual interest and
draw the eye. If no one else volunteers to do so, I'll design the insert for
the FC book.

[5] For a permanent design, I still suggest a competition which can be
announced on various art sites and forums. I would leave it reasonably open
as to format as we may pick and choose from the entries. However, are we
going to offer any sort of reward or remuneration for the winning design/s?

--
Chakat Goldfur
The Chakat's Den, Australia - http://www.chakatsden.com/chakat/
South Fur Lands - http://www.chakatsden.com/sfl/
Ursa Major Awards - https://ursamajorawards.org


Fred Patten wrote:

Dear Everyone;

My apologies for the long delay since the last report.  Real life
affairs have kept me very busy.  I shoud not take the time now to write
this, but if we do not get moving we might as well cancel everything.

I had hoped to get out a 3rd Update to the Recommended List in
mid-November, but I have not had time.  My new target date is 1
December.  However, while the 1st Update seemed to prompt several new
recommendations, the 2nd Update has not.  Unless there are a lot of
recommendations between now and the end of November, which does not seem
likely, the 3rd Update will have only a couple of new titles.

The most urgent deadline is Further Confusion 2004's Program Book
deadline of 1 December.  We should have a full-page writeup on the Ursa
Major Awards in it.  (I hope!  I have asked the FC Committee if we can
have a full page in the Program Book to promote the Awards, but the only
reply has been a vague "Yes, FC will support the Awards" which was not
from the Program Book Editor.)  Since the nominations for the 2004
Awards will open at the beginning of FC, the writeup should encourage
fans to send in nominations and should clearly state the rules for
nominating /including deadlines/.

I have stated this in previous progress reports, but I have gotten
little feedback.  Unless anyone can offer any better ideas or any
reasons why this will not work, I propose that we announce that
nominations will be open from 22 January (the first day of FC) to 15
March, and that voting on the Final Ballot will be open from 1 to 30
April.  That will give us the last half of March to count the
nominations and determine the five finalists in each category, print the
Final Ballots, and mail them to the fans whose addresses we are supposed
to get from the Conifur Northwest, Further Confusion, and C-ACE
Committees; plus, presumably, any fans who contact us individually
requesting a ballot.  The period from 1 May to the opening of C-ACE on 4
June will be for counting the ballots and determining the winners,
getting the trophies prepared, and shipping them to C-ACE in case none
of the Awards Committee can bring them there in person.

Here is my tentative draft for the page in FC's Program Book.  Are there
any errors here that need correcting?  Does anyone have any suggestions
for improvements?  Since we had better not assume that the FC staff will
lay this out for us, would anyone of us volunteer to lay this out into
an attractive full-page?  (I have asked FC for its Program Book page
dimensions and other requirements.)

= = = = = = = = = =
It's time to send in your nominations for
the 3rd Annual Ursa Major Awards

The 2004 Awards for the Best Anthropomorphic Literature & Art of 2003
will be presented at C-ACE in Ottawa on 4-6 June 2004.  (The first two
annual Awards were presented at ConFurence 2002 and 2003.)  Nominations
for the Ursa Majors will open on 22 January (the first day of Further
Confusion 2004) and close on 15 March.  The five titles in each category
getting the most nominations will become the five finalists on the Final
Ballot, which will be voted upon between 1 and 30 April 2004.

Anyone may send in from one to five nominations in each of the ten
categories:

Best Anthropomorphic Motion Picture
Best Anthropomorphic Dramatic Series (TV or video/DVD)
Best Anthropomorphic Novel
Best Anthropomorphic Short Fiction
Best Anthropomorphic Other Literary Work
Best Anthropomorphic Comic Strip
Best Anthropomorphic Comic Book
Best Anthropomorphic Fanzine
Best Anthropomorphic Published Illustration
Best Anthropomorphic Game

To be eligible, a movie, TV series, book, etc. must have first been
published or released between 1 January and 31 December 2003.  In the
case of continuing works such as TV series, comic strips and fanzines,
the title must have published or released at least one new episode or
issue during 2003.

For examples, see the 2003 Recommended Anthropomorphic List and the 2002
and 2003 Awards lists at https://ursamajorawards.org/.  A work does
not have to be on the 2003 Recommended List as long as it otherwise
qualifies.

Send in your nominations (and any questions) by e.mail to:
https://ursamajorawards.org/

or by regular mail to:
Fred Patten
11863 West Jefferson Boulevard
Culver City, California 90230-6322
fredpatten@earthlink.net

Final ballot forms will be sent only to those fans who request one, to
guard against multiple voting.  Fans who have already requested a ballot
through Conifur Northwest, Further Confusion or C-ACE do not need to
send in another request.  Others should send their requests to the above
addresses.
= = = = = = = = = =

Is that too much to fit upon a single page?  Speak up now, since we
have to finish this in time to submit it by 1 December.

Has anyone done anything about setting up an artists' contest to design
the Awards trophy illustration?  I gather not.  C-ACE has announced its
Artist Guest of Honor; Heather Bruton.  Since the first two years'
Awards were designed by ConFurence's Artist GoHs of those years (Roz
Gibson and Roy Pounds), should we invite Bruton to design the 2004
Award?  Or is there still time to hold a contest to select a permanent
design for future use?  (And who will organize such a contest?  I do not
have time.)

Another matter to decide soon is who will be the Awards Group
Treasurer?  The time will come soon to start requesting that financial
pledges be sent in so we can pay to have trophies made, and final
ballots printed and mailed out (at 37 cents each).  We need to know to
whom the $100 payments should be made, and in what name cheques should
be made out.  This brings up the question again about incorporating as a
non-profit group.

This is all that I have time for right now.

Hurriedly;

Fred